6262f543365a280019dff765

Како да знаете кога да користите CC во е-пошта?

Традиционалните начини на канцелариска комуникација беа поместени преку е-пошта, што го усвои вокабуларот на белешки базирани на хартија. Копиите од кореспонденцијата еднаш биле испратени до неколку примачи со тоа што вработените во канцеларијата ги пишувале на хартија со јаглеродна позадина. Веќе немаше потреба од повторно пишување на документот.

Терминот „CC“ или „carbon copy“ стана редовна компонента на жаргонот за е-пошта. И додека не постои прирачник за тоа како и кога да се користи, има некои најдобри практики што треба да ги имате на ум пред да го пополните делот CC и да притиснете „испрати“.
Објаснето е CC функцијата на Gmail.

  • Кога пишувате е-пошта, можете да „Cc“ некого за да му испратите копија од е-пошта што сте ја испратиле на некој друг.
  • „Cc“ значи „карбонска копија“ и е вклучена во речиси секоја апликација за е-пошта, веб-локација и програма.
  • Можете исто така да „Bcc“ некого, што му испраќа „слепа“ копија што никој друг не може да ја види.

Тековната терминологија за е-пошта го користи терминот „CC“ за да опише испраќање е-пошта до еден или повеќе секундарни примачи, покрај главниот примач во делот „До“ од пораката. Gmail им овозможува на корисниците да вклучат до 100 дополнителни контакти во една линија CC.

Како да го користите полето за Gmail CC

GMail CC
Како да знаете кога да користите CC во е-пошта? 1
  • Отворете нова порака со кликнување на Состави.
  • Внесете ја адресата на е-пошта на главниот примач во полето До.
  • Копчето CC се наоѓа во горниот десен агол на композиторот на е-пошта.
  • Вметнете ги адресите на е-пошта на другите примачи.

Примачот на вашата е-пошта, како и сите примачи на CC, ќе бидат известени за вашата порака откако ќе кликнете на Испрати. Осигурајте се дека имате дозвола да ги откриете деталите за вашите контакти со секој примач, бидејќи тој ќе може да ја прегледа секоја друга адреса на е-пошта во телото на пораката.

Кога да се користи CC во е-пошта

И за заштеда на време и за зајакнување на комуникацијата, CC е корисен, но често се злоупотребува и не се прави секогаш на правилен начин.

Како резултат на тоа, нашите случаи на употреба на CC се ограничени:

  • Во случај кога треба да ги ажурирате ресиверите
  • Секогаш покажувајте претпазливост кога станува збор да ги одржувате другите „во тек“.
  • Ако прекумерно ја користите оваа функција, ризикувате да им испратите на вашите примачи огромен број на е-пошта, од кои многу никогаш нема да се отворат.
  • Размислете дали е неопходно да се копира секој примач.
  • Дали е-поштата им е корисна или само го преплавувате нивното сандаче со повеќе е-пошта?

Како општо правило, следните лица треба да бидат информирани:

Менаџери или соработници кои бараат да бидат копирани на сите или одредени комуникации.
Членови на тимот кои треба да бидат информирани за некој проект.

Кога воведувате контакт, треба да наведете кратка позадина.

Кога контактирате некого за да го запознаете со друг контакт, сакате двете страни да ја добијат е-поштата за да можат да продолжат со разговорот. Ваш е изборот дали да го додадете новиот контакт во полето To или CC полето, но користењето CC е во ред.

Кога да избегнувате користење на CC во е-пошта

Природно е луѓето да даваат приоритет на поитни е-пошта над оние на кои им се припишува само кога нивните сандачиња ќе се преполнат. Ако постојано копирате контакт на вашата поширока кореспонденција, тие на крајот целосно ќе престанат да ги читаат вашите е-пошта. Ова може да предизвика да ги изгубат клучните информации на патот.

Користете ја оваа алатка внимателно за да не ги копирате луѓето непотребно и да ги бомбардирате со непотребни е-пошта.

Кога ви недостасува потребната согласност

Кога се користи неселективно и непромислено, CC може да создаде непредвидени тешкотии.

Да претпоставиме дека сте разменувале е-пошта со колега, а потоа утврдите дека друг колега ќе има корист од вклучувањето во нишката. Пред едноставно да ги копирате двете страни на следниот одговор, проверете дали прво ја имате нивната согласност. Може да има важни информации закопани длабоко во постоечката нишка дека новиот контакт не треба да биде privyștiiștii.știi.

Кога очекувате одговор или дејство.

Размислете само за лицата кои вршат CC од кои не очекувате одговор или директна акција; во реалноста, поголемиот дел од примателите на е-пошта чувствуваат дека не е потребно никакво дејство ако се само CC'd. Ако сакате примачот да одговори или да преземе дејство, тој технички треба да биде вклучен во полето До.

Пред да испратите е-пошта, проверете го полето CC и размислете што очекувате од секој примач. Наместо тоа, размислете да ги префрлите соодветните контакти во полето До, во зависност од вашите одговори.

Кога сакате да засрамите или да докажете некому нешто

Не е невообичаено поединци да го користат полето CC за цинични цели.

Можеби некој колега ви испратил лут е-пошта со копија до вашиот шеф. Или, можеби сте биле прекорени од вашиот претпоставен за дејство што сте го извршиле и сте биле во искушение да покажете дека тие се копирани на соодветната е-пошта.

Употребата на CC за пасивно-агресивни цели или цели за бодување не е прифатлива и треба да се избегнува.

При копирање на повеќе примачи

Пренатрупаноста на полето CC може да биде претерано иритирачки за секој примач што отвора нова е-пошта, затоа ограничете ја на најмногу три или четири примачи. Размислете за спојување на пошта со Десно сандаче ако бројот на примачи го надминува ова. Right Inbox е додаток на Gmail што лесно се интегрира со вашата постоечка сметка на Gmail. Денес, преземете бесплатно од продавницата на Google Chrome

Бројни вработени го испратија својот претпоставен за порака до колега додека работеа преку нивното секојдневно сандаче за е-пошта. Тие едноставно се обидуваат да ги задржат сите во јамката.

Што точно не е во ред со тоа?

Според анкетата на 584 лица, 345 испитаници изјавиле дека имаат помала доверба во нивниот колега кога го копирале својот работодавец на е-пошта. Студијата исто така откри дека ако тоа се случува често, довербата во организациската култура веројатно ќе биде ниска.

Дури и ако имате одлични намери, треба да размислите двапати пред да го копирате вашиот работодавец на е-пошта до колега. Освен ако не е конкретно побарано или побарано, вашиот соработник можеби нема да го цени тоа.

Секогаш проверувајте ги нишките за претходни одговори

Последното нешто што сакате да го направите во нишката за е-пошта е да одговорите двапати или да ги покренете претходно адресираните теми. Ова може да биде главоболка, особено затоа што CC нишките може да станат апсурдно долги.

Сепак, брз преглед на она што е претходно може да заштеди драгоцено време во иднина. Веќе поминуваме толку многу време секој ден во нашите сандачиња за е-пошта, па затоа е од клучно значење да го направите вашиот дел за да ги намалите непотребните е-пораки за себе и за вашите соработници.

Формите на CC што треба да се избегнуваат

Треба да се избегнуваат неколку видови на CC'ers; следново е дефект:

Социјалната мрзеливост

Го препознавате типот Тие ви праќаат е-пошта што содржат малку зборови и имаат малку смисла. Социјалниот мрзливец не е свесен дека CC воопшто постои. Проблемот е што прашањата се одговараат или поставуваат без контекст. Овој начин на комуникација е неверојатно неефикасен и го троши времето на сите вклучени страни. Не биди таков поединец. И ако познавате социјален мрзливец, обидете се да ги едуцирате за најдобрите техники за CC'ing, и опстојувајте ако тие не се фатат.

Врвното куче

Големиот шеф всушност не е шеф; тие само веруваат дека се. Тие често внимаваат на своите интереси и го користат CC како оружје со копирање на сите на секоја е-пошта - осигурувајќи дека сите гледаат сè. Повторно, ова не е препорачан метод за користење на CC и треба да избегнувате да го правите тоа. Користете го претпазливо и само кога сте продуктивни.

Најдобар пријател менаџер

Најдобриот придружник шеф е всушност шефот, но тие сакаат да бидат ваши пријатели и да препознаете дека тие се член на тимот. Ова станува проблематично кога сите се копирани на секоја е-пошта во обид да се создаде тимски дух и да се осигура дека никој не е изоставен. Во пракса, ова предизвикува сите во тимот да добиваат несакани е-пошта и да губат време за нивно сортирање. Постојат успешни стратегии за градење култура на соработка на работа, но прекумерното CC не е една од нив.

Заклучок

Мнозинството од нас ја води нашата секојдневна е-пошта без многу размислување. Често го користиме CC за да го покриеме грбот и да гарантираме дека сите се „во јамката“, без разлика дали тоа е потребно или не.

Меѓутоа, следниот пат кога ќе креирате е-пошта, одвојте малку време за да испитате дали CC-ing е потребно или корисно. CC е навистина вредна алатка, но треба да се користи ретко и внимателно. Проверете, прочитајте го нашиот водич за тоа како да користите BCC во е-пошта за да дознаете за друга суштинска функција за испраќање е-пошта.